Quer uma ajudinha no relatório? - Sumários e Índices Automáticos

Essa época do ano é comum os alunos da Faculdade estarem afogados de trabalhos, provas, testes e relatórios. É realmente difícil conciliar tudo e manter o pique. Por isso quero compartilhar uma pequena dica, que ajuda muito a otimizar o tempo na hora de formatar e organizar os trabalhos. Trata-se da geração automática de sumários, índices de imagens, equações e etc, coisas que dão muito trabalho na etapa de formatação do texto final. Muitas vezes é necessário arrumar de última hora uma equação ou imagem e sem a ferramenta automática necessita-se arrumar todos os índices um a um. 

Inserindo o Sumário

A Ferramenta é simples. Para a versão 2007 / 2010 do Microsoft Word, quando se deseja criar um  sumário deve-se clicar na aba "Referências", depois no ícone "Sumário". Escolha o modelo  que se deseja inserir e clique nele. Irá aparecer uma frase dizendo que nenhuma entrada foi encontrada. Não se desespere!  

O segredo se baseia na Formatação dos Títulos que irão ser escritos no índice. Inicie o texto do seu trabalho normalmente, quando escrever os títulos formate-os utilizando o botão "Adicionar texto", localizado ao lado do ícone do sumário na aba referência de acordo com o nível hierarquico do título que pode ser de nível 1, 2 ou 3. Após formatar os títulos estruturadamente, clique no botão "Atualizar Sumário" e o índice será criado. Sempre que uma alteração for feita nos títulos ou  nos números das páginas basta clicar no botão e o índice será atualizado. 

Para adicionar índice de imagens, equações,  tabelas e etc, basta seguir a mesma lógica do sumário, no entanto a ferramenta que deverá ser utilizada é "Inserir Legenda", localizada na aba Referências também, conforme a imagem abaixo. Nestes casos não é a formatação que define a referência e sim a ação de adicionar a leganda para o respectivo rótulo (ex. Imagem 1).

Inserindo índice de Legendas

Na mesma aba Referência estão as ferramentas para inserção automática de notas de rodapé, citações e bibliografia, porém isso ficará como assunto para uma outra vez. 

No caso de estar usando o Microsoft Word 2003 ou inferior, estas ferramentas estão localizadas no menu "Inserir" >> "Referência" >>"Índices...". Após esse procedimento, apararecerá uma tela, na qual existem 3 abas, dependendo doq ue você deseja inserir: índice remissivo, índice analítico (Sumário) ou Índice de Ilustrações. Escolha a desejada e pressione "OK". Para obter os atalhos de formatação nos níveis hierarquicos dos títulos e o botão de atualizar índice, vá em "Exibir" >> "Barra de Ferramentas">> "Estrutura de Tópicos".

Minha última dica  seria a preparação de um modelo padrão de relatório ou trabalho, com a capa, índice automático e os títulos ja escritos e estruturados. Inclua também a numeração automática de páginas, que pode ser encontrada na aba  "Inserir", no botão "Número de página". Isso facilita muito na estruturação do texto e é um trabalho feito apenas uma única vez, evitando a repetição a cada trabalho da mesma formatação.

Espero que as dicas tenham sido úteis e até a próxima!