Ocupado X Produtivo: Aprendendo a gerir o tempo

"Mesmo apagar incêndios pode ser feito sem desespero". Essa frase é a legenda da imagem acima e foi retirada do site de empreendedorismo Saia do Lugar em uma matéria sobre as diferenças entre as pessoas ocupadas e as pessoas produtivas. Os autores acertaram na imagem e na frase para descrever estes dois tipos de comportamento.

Ser ocupado ou ser produtivo. Este é o princípio básico de quem quer aprender a gerir melhor o tempo. Digo isso por experiência própria, porque eu já disse a mim mesmo várias vezes a famosa frase: "não tenho tempo para nada". O que é uma grande mentira que dizemos a nós mesmos para justificar que somos ocupados para fazer outra coisa. Calma, não estou dizendo que é possível fazer tudo em 24h, mas que se analisarmos a forma como ocupamos nosso tempo durante o dia veremos que poderíamos ter administrado estas 24 horas de forma mais eficiente.

Por exemplo, a clássica olhadinha nos emails ou no Facebook de 5 em 5 min. Isto é realmente necessário? Fora o tempo gasto visualizando os emails, você perde sua atenção no que estava fazendo, gastando mais tempo para retomar o rumo da atividade. Eu elencaria como a 1ª regra da gestão do tempo o foco no que propomos a fazer, atividade a atividade. Dessa forma será mais fácil predizer quanto tempo gasta-se com cada atividade e ela será feita bem mais rapidamente. Até para a olhadinha no e-mail devemos estabelecer a hora correta de fazer isto, um ou dois períodos no dia que você se dedique somente para olhar e responder os emails.

Outra dica essencial é o planejamento. Muitos pensam que planejar é uma perda de tempo, mas ele ajuda a ganhar tempo e ter noção do que você consegue fazer em um determinado tempo. Porém, é necessário ser realista nos prazos. O ideal é que faça uma lista de tudo o que precisa fazer e organize em prioridades e tempo de execução, assim fica mais fácil de alocar as atividades no nosso dia a dia.

Se você quer ser uma pessoa produtiva quando executar uma tarefa lembre-se de planejar, ter foco e não se distrair com eventos desnecessários que ocorrem a volta. Caso contrário há o risco de cair na Lei de Parkinson, a qual diz que temos a tendência de ocupar o tempo total designado para uma tarefa realizando-a, independente se este prazo for curto ou mais que suficiente, enquanto que o melhor seria ser produtivo e termina-la o quanto antes.

Se pudesse resumir algumas dicas seriam:

 1º     Tenha foco no que se propôs a fazer e não se distraia com emails e eventos desnecessários a sua volta.

 2ª    Planeje suas atividades priorizando-as e considerando o tempo de execução, inclua também o seu tempo de descanso. Afinal, estar bem para realizar a tarefa fará com que realize-a mais rápido e com melhor qualidade.

3ª    Pense sempre em uma forma de fazer diferente as atividades designadas, nem sempre o método empregado é o mais eficiente e você pode otimiza-lo.

Espero que as dicas tenham sido úteis! Se tiverem mais dicas, mandem comentários!

Fonte: Saia do Lugar

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